На стадии подготовки документов Международный отдел оказывает принимающему подразделению необходимую помощь в составлении сметы расходов по организации приема иностранных граждан, информационных материалов, разработке проекта плана – программы пребывания иностранных граждан с учетом сроков и целей визита.

Принимающее подразделение заблаговременно, (не менее чем за один месяц, но не позднее 14 дней до намеченной даты приема иностранных граждан) представляет в Международный отдел служебную записку о приеме иностранных граждан с разрешающей резолюцией ректора. К служебной записке прилагается комплект документов, необходимый для оформления приема в соответствии с выбранным алгоритмом:

1. Алгоритм по приему иностранных граждан и иностранных делегаций. Иностранный гражданин/иностранная делегация прибывает в Университет с целью переговоров, проведения образовательных или научных мероприятий.
2. Алгоритм по приему иностранных граждан, желающих приехать на стажировку или пройти обучение на курсе повышения квалификации.
3. Алгоритм по приему иностранных граждан для участия в мероприятиях в рамках внеучебной деятельности Университета (культурно-массовые, творческие, спортивные, научные мероприятия и др.).